Contribution à l’intention des organisations non gouvernementales - Guide

2.0 Exigences en matière de gestion financière

2.1 Système comptable

Les ONG qui reçoivent du financement du ministère de la Justice du Canada doivent avoir un système comptable exhaustif et fiable en place pour assurer le suivi de toutes les transactions liées à l’accord de contribution. Il devrait s’agir d’un système informatisé conforme aux normes utilisées au Canada, c’est à dire être une comptabilité en partie double, qui comprend un bilan et des rapports faisant état des résultats. ACCPAC, Oracle et Simply Accounting sont des progiciels comptables généralement utilisés.

Tous les comptes financiers liés à un projet devraient être identifiés à l’aide d’un code précis (par exemple, centre de responsabilité) et chaque compte au sein d’une catégorie devrait être doté d’un numéro d’identification unique. L’établissement d’un codage particulier pour chacun des centres de responsabilité permet de séparer les transactions liées à un projet des autres transactions, ce qui permet de regrouper les renseignements requis pour l’établissement de rapports sur un projet précis.

Le système comptable devrait être en mesure de produire des balances de vérification et des états financiers normalisés à tout moment au cours de l’exercice. Il devrait également pouvoir produire des rapports précis sur les recettes et les dépenses ainsi que d’autres rapports liés au projet ou, du moins, pouvoir fournir facilement tous les renseignements requis pour la préparation de ces rapports. Enfin, le système devrait permettre d’imprimer des renseignements financiers au sujet des exercices antérieurs.

L’accès au système comptable devrait être limité au personnel autorisé et contrôlé au moyen de mots de passe, de noms d’utilisateur, et possiblement, d’autres dispositifs de contrôle d’accès tels qu’un mécanisme de verrouillage automatique qui s’active lorsque l’ordinateur n’est pas utilisé pendant un certain temps. La personne responsable de la saisie des données dans le système ne devrait pas être celle qui est chargée d’approuver et de coder les dépenses.

2.2 Pratiques de contrôle interne

Un bon contrôle interne nécessite premièrement l’établissement de définitions précises quant aux rôles et aux responsabilités de chaque personne qui participe au processus d’approbation des dépenses et au processus de paiement qui sont liés au projet. Chaque employé devrait connaître son rôle et le pouvoir qui lui est conféré en ce qui concerne le traitement des renseignements financiers. Toute délégation de pouvoirs (permanente ou temporaire) devrait être documentée.

De plus, pour assurer un bon contrôle interne, il est important de faire la distinction entre les tâches de chaque personne concernée dans un processus donné afin d’éviter qu’une personne dirige le processus du début à la fin.

Habituellement, les tâches suivantes ne devraient pas être accomplies par une même personne :

  • l’approbation des dépenses;
  • l’émission de chèques;
  • l’inscription des transactions dans le système comptable.

Les petites ONG qui ne disposent que d’un personnel restreint devraient mettre en place une procédure de contre-vérification afin de vérifier que chaque étape a été menée de façon adéquate et qu’aucune erreur ne s’est produite.

Un compte bancaire distinct devrait être ouvert pour le projet. Les transferts entre comptes devraient être strictement limités et toujours documentés (notamment, la raison du transfert et le demandeur du transfert). Le versement d’avances provenant d’autres comptes de l’organisation dans le compte bancaire du projet ne devrait être fait que lorsque c’est nécessaire et celles-ci devraient être remboursées dès que possible. Un rapprochement bancaire du compte bancaire du projet et du compte correspondant dans le grand livre général devrait être effectué chaque mois afin de fournir au vérificateur des renseignements utiles sur le nombre total de transactions effectuées. Cette mesure facilitera également le choix des transactions à examiner dans le cadre d’une vérification éventuelle.

Plusieurs mesures peuvent être prises par les ONG afin d’assurer un contrôle convenable des dépenses. Entre autres, la date de réception devrait figurer sur chacune des factures et celles-ci devraient être examinées et approuvées officiellement avant que le paiement ne soit effectué. Les calculs figurant sur les factures devraient être vérifiés et le codage des dépenses, de même que la date à laquelle l’information a été saisie dans le système comptable, devraient être inscrits sur la facture ou sur les documents connexes. En outre, la façon la plus commune de veiller à ce que ces renseignements soient indiqués sur chaque facture est d’utiliser une estampille sur laquelle cette information est entrée et datée et de faire approuver le tout par la personne qui possède les pouvoirs délégués appropriés.

Chaque employé devrait remplir des feuilles de temps qui devraient être examinées et approuvées par le superviseur, tout comme les demandes de congé de maladie ou de temps supplémentaire. Les feuilles de temps devraient absolument tenir compte du nombre d’heures consacrées au projet par rapport au temps consacré à d’autres activités.

Les demandes d’indemnité de déplacement devraient être accompagnées d’une autorisation de voyage obtenue avant le voyage. Par la suite, une demande de réclamation de frais de voyage doit être complétée (voir Annexe D pour un exemple de formulaire).

Les procédures d’approvisionnements normalisées de passation de marchés comprennent la recherche et la documentation sur le meilleur rapport qualité prix, la préparation et l’approbation des bons de commande, l’inspection des biens reçus par rapport au bon de commande (p. ex., qualité et quantité), la conservation du bulletin de livraison avec le bon de commande, l’identification appropriée des biens et la saisie de ceux-ci sur la feuille d’inventaire (le cas échéant, p. ex., comme actifs), ainsi que l’inscription de l’achat dans le système comptable.

Le contrôle de base sur les paiements nécessite deux signatures sur chaque chèque, préférablement celles de personnes qui n’ont pas de rapports hiérarchiques. Dans la mesure du possible, un troisième signataire devrait être nommé en vue de remplacer l’un des deux signataires habituels en cas d’absence (congé, vacances ou voyage). Tous les paiements devraient être effectués par chèque ou par virements bancaires. Dans des circonstances exceptionnelles, des paiements en espèces peuvent être effectués dans le cadre de transactions imprévues où un paiement immédiat est nécessaire (voir la section ci-dessous sur la petite caisse), mais ces paiements sont limités à des montants peu élevés. Il devrait clairement aviser les signataires de leurs responsabilités avant de leur accorder des pouvoirs et un échantillon de la signature de chacun d’eux devrait être versé au dossier.

Enfin, parmi les autres pratiques acceptables de contrôle interne, notons la garde de tous les biens, tels que les fournitures de bureau, le matériel, les meubles et, bien entendu, l’argent comptant, ce qui comprend l’établissement approprié d’un inventaire de tous les articles et l’accès contrôlé aux ordinateurs, aux fournitures et au matériel qui ne sont pas utilisés. Le contrôle interne peut également comprendre la gestion des cartes de crédit.

La gestion de la petite caisse constitue un autre aspect du contrôle interne dont il devrait toujours tenir compte, même si les montants concernés sont souvent minimes, puisque le niveau du risque associé aux transactions en espèces est généralement élevé. La petite caisse devrait être suffisante pour couvrir les paiements d’urgence en espèces qui sont nécessaires pour environ un mois d’exploitation. Habituellement, un montant de 100 $ à 200 $ est suffisant puisque les paiements en espèces devraient être exceptionnels. La petite caisse devrait être gérée de façon à ce qu’il y ait suffisamment de fonds pour le mois, et chaque paiement ne devrait pas dépasser un montant maximal prédéterminé.

Une personne devrait être désignée pour s’occuper de la petite caisse et ses responsabilités devraient lui être clairement définies quant aux paiements à effectuer. Elle seule devrait avoir accès à la petite caisse. Des demandes de fonds prénumérotées devraient être remplies et signées par la personne qui reçoit les fonds et devraient être conservées dans la petite caisse. Il serait bon que le superviseur vérifie régulièrement que le montant qui se trouve dans la petite caisse correspond véritablement au montant exact qui devrait y être.

Une fois par mois, ou lorsque la petite caisse est presque vide, elle peut être réapprovisionnée au moyen d’un chèque écrit pour ramener les fonds au montant initial. Toutes les demandes de fonds prénumérotées, ainsi que les documents connexes fournis par le bénéficiaire, sont ensuite inventoriés et comptabilisés au moyen d’une écriture de journal, et la liste est approuvée par le superviseur de la personne responsable de la petite caisse.

2.3 Exigences relatives à la documentation

Les documents liés aux transactions représentent les antécédents financiers d’une organisation. Si une vérification était effectuée, les documents à l’appui des demandes de remboursement des dépenses seraient examinés par un vérificateur. C’est pourquoi il est essentiel que ces documents soient versés au dossier dans les locaux du bénéficiaire et qu’ils soient facilement accessibles, au besoin. Les accords du ministère de la Justice du Canada contiennent une disposition qui énonce la durée pendant laquelle les documents de travail du projet devraient être conservés par le bénéficiaire.

Il faut toujours verser au dossier les documents originaux. Dans le cadre d’une vérification éventuelle, les photocopies ne seront pas considérées comme des documents à l’appui valides. Si des imprimés d’ordinateur ou des documents télécopiés constituent les seuls documents à l’appui, la signature originale d’un représentant autorisé du fournisseur devrait y être apposée.

En règle générale, le bénéficiaire devrait verser au dossier tout document qui contient des renseignements sur la transaction, la pertinence de la dépense pour le projet, le montant, la date où la dépense a été engagée et tout pouvoir lié à cette dépense. Les dépenses enregistrées dans le système au moyen d’écritures de journal devraient faire référence aux documents de travail indiquant les calculs qui ont été utilisés pour déterminer ces montants. De plus, on devrait être en mesure d’établir le lien entre chaque dépense indiquée dans le document de travail et les factures originales et les documents connexes.

En outre, il devrait verser au dossier toute correspondance liée aux approbations accordées par le ministère de la Justice du Canada au sujet des coûts qui ne sont pas précisément visés par l’accord ou de tout écart relatif à une disposition de l’accord, y compris toutes les approbations du Ministère relatives à l’augmentation des fonds affectés au budget d’une somme supérieure au montant permis par l’accord pour toute catégorie de dépenses.

2.4 Visites initiales sur place

Lorsque le montant prévu dans l’accord de contribution le justifie ou lorsque le ministère de la Justice du Canada juge une telle mesure utile, une visite initiale sur place peut être organisée pour que l’analyste de programme et/ou des finances rencontre le bénéficiaire. Dans certains cas, l’analyste du Ministère peut également être accompagné d’un vérificateur lors de sa visite initiale. Ces visites sont surtout recommandées lorsqu’un bénéficiaire conclut son premier accord de contribution avec le Ministère ou lorsqu’il n’a jamais fait l’objet d’une vérification par le Ministère.

Les principaux objectifs d’une visite initiale sur place sont d’évaluer la capacité du bénéficiaire de respecter toutes les exigences financières et les exigences en matière d’élaboration de rapports prévues dans l’accord et d’évaluer la qualité des contrôle internes mis en œuvre au sein de l’organisation.

Cette visite permet aussi de discuter des dispositions de l’accord de contribution portant sur les finances en vue d’assurer une meilleure compréhension des modalités de l’accord. De plus, une telle visite peut être extrêmement utile pour aider une organisation à améliorer ses contrôles financiers et ses pratiques comptables, ainsi que pour l’aider à se préparer à la tenue d’une éventuelle vérification.

Cette visite peut être effectuée peu de temps après la signature de l’accord ou après la réception du premier rapport financier intérimaire. Il s’agit principalement d’une entrevue avec le bénéficiaire et le personnel responsable du projet, qui vise à discuter des politiques et des procédures liées au contrôle interne et d’un examen de la piste de vérification, du système de classement et des documents versés au dossier en vue d’appuyer les transactions.

La visite initiale sur place pourrait également fournir l’occasion d’évaluer la qualité et la fiabilité du système comptable du bénéficiaire ainsi que sa capacité d’enregistrer les renseignements financiers du projet, d’en assurer le suivi et de produire les rapports financiers exigés dans le cadre de l’accord.

Tout autre sujet lié à l’accord de contribution peut également faire l’objet de discussions lors de la visite. Dans certains cas, des recommandations pourraient être formulées à la suite de la visite afin d’améliorer certains aspects de l’environnement de gestion du bénéficiaire ou certaines procédures relatives aux finances ou de contrôle.

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