Contribution à l’intention des organisations non gouvernementales - Guide

5.0 Conformité au budget et suivi

Les rapports financiers exigés pour les paiements intérimaires (formulaire PA 4 – Demande de paiement intérimaire – voir l’annexe B) devraient contenir des données comparatives sur les recettes et les dépenses prévues au budget de l’accord de contribution et les recettes et les dépenses réelles. Il devrait effectuer cette comparaison pour chacun des postes budgétaires. Ces rapports devraient également comprendre des tableaux sur les recettes et les dépenses prévues, lorsqu’une demande de paiement anticipé est présentée. Il est important de souligner que les montants prévus au budget constituent les coûts prévus pour l’ensemble de la période visée par l’accord, tandis que les coûts réels sont ceux engagés jusqu’à la date de la demande. Les données comparatives permettent au bénéficiaire et au ministère de la Justice du Canada de tenir compte des dépenses réelles par rapport aux montants prévus au budget et d’informer l’organisation des secteurs où les dépenses sont possiblement surestimées ou sous estimées.

Dans certains cas, il pourrait devenir évident que le montant prévu au budget est insuffisant pour couvrir les dépenses engagées relativement à un poste budgétaire (c.-à-d., les coûts réels cumulatifs plus les dépenses prévues dépassent le montant prévu au budget), le bénéficiaire devrait informer le ministère de la Justice du Canada de la situation et proposer la réaffectation des fonds de postes budgétaires auxquels on prévoit des excédents, aux postes budgétaires.

Le bénéficiaire peut réaffecter les sommes d’un poste budgétaire à un autre à l’exception des frais d’administration, à condition que le montant réaffecté ne dépasse pas le pourcentage maximal prévu dans l’accord de contribution. Tout montant qui dépasse la limite devrait être porté à l’attention du ministère de la Justice du Canada dès que possible, et au plus tard au moment de présenter la dernière demande de remboursement, afin d’obtenir l’approbation du Ministère. Cette permission, si elle est accordée, devra être documentée et versée au dossier.

On ne peut jamais dépasser le montant total prévu au budget puisqu’il représente le montant maximal prévu dans l’accord. Si le bénéficiaire constate que le montant total prévu est insuffisant pour couvrir les coûts totaux réels, il devrait en informer le ministère de la Justice du Canada dès que possible. Il importe cependant de noter que le montant total prévu au budget de l’accord de contribution ne correspond pas nécessairement au montant que recevra le bénéficiaire, étant donné que les paiements versés par le Ministère dépendent des dépenses réellement engagées et approuvées par ce dernier ainsi que des autres recettes gagnées ou reçues par le bénéficiaire. Par exemple, si les coûts du projet sont inférieurs au montant initial prévu au budget, le montant payé par le Ministère sera inférieur au montant maximal disponible.

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