Contribution à l’intention des organisations non gouvernementales - Guide

6.0 Paiements

6.1 Paiements intérimaires

Les paiements intérimaires sont effectués en fonction du calendrier des paiements compris dans l’accord, le cas échéant. Sinon, ils sont faits à la suite de la réception et de l’approbation d’un rapport financier intérimaire ou d’un formulaire PA-4 – Demande de paiement intérimaire (voir l’annexe B) et, dans certains cas, de rapports d’activités. Toutes les dépenses et recettes, notamment les dépenses en nature, devraient être signalées dans cette demande de paiement intérimaire. Dans certains cas, des paiements anticipés peuvent être versés au bénéficiaire, conformément aux modalités de l’accord. Ces paiements devraient être fondés sur les exigences relatives à l’encaisse.

Les paiements intérimaires peuvent être faits par le ministère de la Justice du Canada jusqu’à concurrence du montant total du déficit du projet. Toutefois, ils ne devraient pas dépasser le montant total prévu dans l’accord de contribution et devraient respecter les conditions de la retenue de garantie présentées dans l’accord. Tous les accords de contribution précisent le pourcentage de la retenue de garantie que le Ministère peut retenir jusqu’à ce qu’il puisse vérifier que le bénéficiaire a satisfait à toutes les exigences en matière d’établissement de rapports financiers et non financiers énoncées dans l’accord.

6.2 Paiement final

Les paiements finaux sont effectués en fonction de la demande finale de remboursement et sont émis lorsque toutes les conditions énoncées dans l’accord ont été satisfaites par le bénéficiaire. Parmi les conditions, notons la présentation de tous les rapports requis et l’approbation de ceux-ci par le ministère de la Justice du Canada.

La demande finale de remboursement est habituellement présentée au moyen d’un formulaire normalisé (voir l’échantillon PA-1 – Demande finale de remboursement à l’annexe A). Elle doit tenir compte de toutes les recettes et dépenses, y compris en nature, prévues au budget et véritablement engagées pour le projet au cours de la période visée par l’accord. Cette demande de remboursement devrait être signée et datée, et tous les écarts budgétaires supérieurs à ceux permis dans l’accord devraient être justifiés.

La demande finale de remboursement devrait habituellement être accompagnée d’un état financier vérifié faisant état des recettes et des dépenses qui correspondent aux postes budgétaires établis pour le projet, ou encore, d’un rapport faisant état de l’utilisation des fonds publics reçus à titre de contribution fédérale (PA-5 – voir l’annexe C) certifié par un comptable accrédité indépendant (CA, CMA ou CGA). Le bénéficiaire doit consulter l’accord afin de connaître  la date limite pour l’envoi de la demande finale de remboursement au ministère de la Justice du Canada.

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