Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Justice

Chapitre II : Conflits d'intérêts et après-mandat

Objet

Le présent chapitre du Code tire sa source de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor, dont les objectifs sont les suivants :

  • s'assurer que, dans les situations de conflits d'intérêts réel, apparent ou potentiel, et dans les situations de conflit de responsabilités, les décisions sont prises en faveur de l'intérêt public;
  • faciliter la prise de décision éthique dans les organisations et par les fonctionnaires, afin de régler les conflits entre les intérêts personnels et publics;
  • établir des mesures pour aider les fonctionnaires à prévenir, à gérer et à résoudre les situations relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat susceptibles de porter atteinte à l'intégrité de la fonction publique ou à la perception de son intégrité par le public.

Le présent chapitre doit être lu en parallèle avec le chapitre I du Code.

Définitions

Fonctionnaire :

Une personne employée par les organisations définies à la section 2 de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, notamment les employés à statut indéterminé et les employés nommés pour une période déterminée, les employés en congé non payé, les étudiants nommés dans le cadre de programmes d'emploi pour étudiants, les travailleurs occasionnels, saisonniers et les travailleurs à temps partiel.

Bien qu'elles ne soient pas des fonctionnaires, les personnes en affectation dans le cadre du programme Échanges Canada doivent se conformer aux exigences de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, et les bénévoles doivent les respecter. Les personnes nommées par décret, comme les sous-ministres, sont assujetties à la Loi sur les conflits d'intérêts, mais pas à la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Conflit d'intérêts :

Une situation dans laquelle le fonctionnaire a des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle le fonctionnaire use de sa charge publique pour obtenir des gains personnels. Un conflit d'intérêts réel existe actuellement, un conflit d'intérêts apparent est un conflit où un observateur peut percevoir raisonnablement l'existence d'un conflit d'intérêts, que ce soit ou non le cas, et la présence d'un conflit d'intérêts potentiel peut raisonnablement être prévue dans l'avenir.

Tâches conflictuelles :

Un conflit qui se pose, non pas en raison des intérêts personnels d'un fonctionnaire, mais parce que celui-ci a une ou plusieurs de ses responsabilités officielles concomitantes ou concurrentes; par exemple, ces rôles pourraient inclure son emploi à la fonction publique et ses responsabilités dans le cadre d'un rôle externe, qui fait partie de ses fonctions officielles, comme une nomination à un conseil d'administration ou à une autre fonction externe.

Exigences auxquelles doivent satisfaire les fonctionnaires pour prévenir et régler des situations de conflit d'intérêts et d'après-mandat

Ci-dessous sont exposées les exigences relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat, qui font partie des conditions d'emploi des fonctionnaires du Ministère. Ces exigences se fondent sur les valeurs contenues dans le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et reprises dans le présent Code et servent à les maintenir. En maintenant ces normes d'éthique, les fonctionnaires conservent et renforcent la confiance du public dans l'honnêteté, l'équité et l'intégrité de la fonction publique. Ces exigences permettent aussi au Canada de remplir ses engagements en tant que signataire d'ententes internationales sur les valeurs et l'éthique.

Prévention des conflits d'intérêts

Un fonctionnaire conserve la confiance du public à l'égard de l'objectivité de la fonction publique en prévenant et en évitant les situations pouvant donner l'apparence d'un conflit d'intérêts ou pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts potentiel ou réel. Le conflit d'intérêts ne touche pas exclusivement les questions d'opérations financières et de transfert d'un avantage économique. Bien que l'activité financière en soit un volet important, les conflits d'intérêts dans n'importe quel secteur d'activités peuvent avoir un impact négatif sur la perception d'objectivité de la fonction publique. Vu la nature permanente et omniprésente des technologies de l'information, les fonctionnaires doivent être particulièrement sensibles aux conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels susceptibles de découler de renseignements et de messages transmis par Internet ou par d'autres médias.

Il est impossible de prévoir chaque situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel. En cas de doute, les fonctionnaires doivent consulter les exigences énoncées dans le présent Code afin d'orienter les mesures appropriées à prendre. Les fonctionnaires peuvent également obtenir une orientation de leur gestionnaire et, au besoin, d'un autre supérieur dont ils relèvent. Si par la suite il subsiste un doute sur la possibilité que l'activité ou la situation donne lieu à un conflit d'intérêts, le fonctionnaire doit consulter le bureau responsable des valeurs et de l'éthique.

Outre les exigences énoncées dans le présent chapitre, les fonctionnaires sont tenus d'observer les exigences de conduite contenues dans les lois qui régissent le Ministère ainsi que leur profession, lorsqu'il y a lieu.

1. Responsabilités et fonctions générales d'un fonctionnaire

Le fonctionnaire doit notamment remplir les responsabilités et les fonctions générales suivantes :

  1. Il doit prendre toutes les mesures possibles pour reconnaître, prévenir, signaler et régler tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre ses responsabilités officielles et ses intérêts personnels;
  2. Il doit s'abstenir d'avoir des intérêts personnels, excluant ceux autorisés par le présent chapitre, lorsque sa participation à des activités gouvernementales ou la connaissance qu'il a de ces activités ou les renseignements qu'il possède à ce sujet peuvent avoir une incidence indue sur ces intérêts;
  3. Il ne doit jamais utiliser sciemment à son propre avantage ou tirer parti des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions qui ne sont pas facilement accessibles au public;
  4. Il ne doit jamais utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ou en permettre l'usage direct ou indirect à des fins autres que celles officiellement approuvées;
  5. Il ne doit pas venir en aide à des personnes ou des entités privées dans leurs rapports avec le gouvernement, si cela peut occasionner un traitement de faveur;
  6. Il ne doit pas intervenir dans les rapports des personnes ou des entités privées avec le gouvernement afin d'influencer de façon inappropriée leur résultat;
  7. Il doit maintenir l'impartialité de la fonction publique et ne pas participer à des activités politiques ou extérieures qui portent atteinte ou pourraient être considérées comme portant atteinte à sa capacité d'exercer ses fonctions de manière objective ou impartiale;
  8. Il doit s'assurer de résoudre dans l'intérêt public tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre ses activités personnelles et ses responsabilités officielles en tant que fonctionnaire.

2. Exigences relatives à la prévention et à la gestion des situations de conflit d'intérêts en cours d'emploi

Les fonctionnaires doivent faire rapport par écrit au sous-ministre, par l'intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l'éthique, de toutes les activités extérieures, de tous les biens et de tous les intérêts susceptibles de donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel relativement à ses fonctions officielles. Le rapport doit être remis dans les 60 jours suivant leur nomination initiale ou une nomination, une mutation ou un transfert subséquent.

Par la suite, un fonctionnaire doit, régulièrement ou à chaque fois qu'un changement survient dans ses affaires personnelles ou dans ses fonctions officielles, revoir ses obligations selon le Code. S'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, il doit produire un rapport au moment opportun.

Lorsqu'ils négocient avec des personnes de l'extérieur des ententes de nature financière, les fonctionnaires doivent se conformer aux exigences énumérées au présent chapitre, ainsi qu'à d'autres directives ou politiques connexes émises par le Conseil du Trésor. S'ils ont des doutes, les fonctionnaires doivent immédiatement faire part de la situation à leur gestionnaire, afin d'obtenir des conseils ou une orientation sur la façon de composer avec la situation.

Le Ministère encourage les fonctionnaires à participer aux activités de rayonnement et de développement personnel ou professionnel promues par leurs associations professionnelles respectives ou correspondant à leurs champs d'intérêts privés. Toutefois, quelle que soit la forme que pourrait prendre l'activité extérieure envisagée, le fonctionnaire devrait s'assurer au préalable qu'elle n'est pas susceptible de donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.

De façon générale, des conflits d'intérêts peuvent exister relativement à ce qui suit:

  • Posséder des biens.
  • Recevoir des cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages.
  • Exercer des activités extérieures, par exemple :
    • faire un exposé à une conférence;
    • offrir des services juridiques à l'extérieur de la fonction publique fédérale;
    • faire du bénévolat;
    • occuper un autre emploi rémunéré;
    • être membre d'un conseil d'administration;
    • mener des activités politiques;
    • enseigner;
    • publier des écrits;
    • mener d'autres activités éducatives;
  • Mener des activités de levée de fonds ou de sollicitation.
  • Être propriétaire d'une entreprise ou en exploiter une.

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive, mais elle contient les exemples les plus typiques des situations qui pourraient donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel. Dans de telles situations, il est recommandé aux fonctionnaires, lorsqu'ils ont un doute, d'en discuter avec leur gestionnaire et, au besoin, avec un autre supérieur dont ils relèvent. Si par la suite il subsiste un doute sur la possibilité que l'activité ou la situation donne lieu à un conflit d'intérêts, le fonctionnaire doit consulter le bureau responsable des valeurs et de l'éthique pour obtenir un conseil ou une décision formelle.

Par ailleurs, si un individu ou une entité de l'extérieur, avec lesquels le Ministère a des relations d'affaires, a eu de telles relations dans le passé ou pourrait potentiellement en avoir, offre une commission, une récompense, un avantage ou un bénéfice de quelque nature à un employé ou au Ministère, les fonctionnaires devraient vérifier s'il n'existe pas un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, et obtenir le consentement écrit du sous-ministre ou son délégué avant d'accepter une telle offre. Cette obligation vise à garantir que le présent chapitre, tiré de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, est conforme à l'alinéa 121(1) c) du Code criminel.

2.1 Biens

Il incombe aux fonctionnaires d'évaluer leurs biens en tenant compte de la nature de leurs fonctions officielles et des caractéristiques des biens. S'il existe une situation de conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent entre l'exécution de leurs fonctions officielles et leurs biens, ils sont tenus d'en faire rapport au sous-ministre en temps opportun, par l'intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l'éthique.

Si le sous-ministre ou son délégué juge que l'un de ces biens constitue un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec les fonctions officielles des fonctionnaires, ces derniers doivent alors s'en dessaisir, ou prendre d'autres mesures afin de résoudre le conflit. Il est interdit aux fonctionnaires de vendre ou de céder leurs biens à des membres de leur famille ou à quiconque afin de se soustraire aux exigences de conformité.

Les genres de biens qui doivent être signalés et les procédures relatives à la déclaration et à la gestion de ces biens sont indiqués dans l'annexe B - Biens, passifs et fiducies.

2.2 Activités ou emplois extérieurs

Les fonctionnaires peuvent occuper un emploi ou participer à des activités à l'extérieur de la fonction publique, à la condition que cet emploi ou ces activités ne risquent pas d'entraîner un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel ou de compromettre l'impartialité de la fonction publique ou l'objectivité du fonctionnaire.

Les fonctionnaires doivent présenter un rapport au sous-ministre, par l'intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l'éthique, lorsque leur emploi ou leurs activités extérieurs risquent de les soumettre à des exigences incompatibles avec leurs fonctions officielles. Il en est de même si leur capacité de s'acquitter objectivement de leurs fonctions ou responsabilités est susceptible d'être remise en question. Si le sous-ministre ou son délégué détermine qu'il existe un risque réel, apparent ou potentiel de conflit d'intérêts, il peut exiger la modification ou l'abandon de ces activités.

Les fonctionnaires qui reçoivent un avantage ou un revenu découlant directement ou indirectement d'un marché conclu avec le gouvernement du Canada sont tenus de présenter au sous-ministre, par l'intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l'éthique, un rapport précisant la nature de ce marché ou de toute autre entente. Le sous-ministre ou son délégué déterminera ensuite si la situation présente un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, et il pourra exiger la modification ou l'abandon du marché ou de l'entente.

Activités politiques

Tout fonctionnaire envisageant de participer à une activité politique devrait demander conseil auprès de son gestionnaire, d'un fonctionnaire désigné au sein du Ministère, de la Commission de la fonction publique (CFP) ou d'un conseiller en ressources humaines avant de procéder.

Conformément à la partie 7 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), un fonctionnaire doit demander et obtenir l'autorisation de la CFP afin d'être candidat à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale, ou de tenter de le devenir. Le fonctionnaire doit communiquer avec le fonctionnaire désigné au sein du Ministère, qui se chargera de solliciter les commentaires du sous-ministre et travaillera étroitement avec l'auteur de la demande et la CFP dans le traitement du dossier.

Aux termes de la partie 7 de la LEFP, « activité politique » désigne « toute activité exercée au sein d'un parti politique, ou exercée pour soutenir un tel parti ou pour s'y opposer; toute activité exercée pour soutenir un candidat avant ou pendant la période électorale ou pour s'y opposer; le fait d'être candidat à une élection ou de tenter de le devenir, avant ou pendant la période électorale ».

Tout fonctionnaire souhaitant mener des activités politiques non visées à la partie 7 de la LEFP, qui pourraient constituer un conflit d'intérêts, doit informer le sous-ministre par l'intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l'éthique des activités proposées.

De même, tout fonctionnaire qui est assujetti à la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor, mais qui n'est pas visé par la partie 7 de la LEFP, y compris les travailleurs occasionnels et à temps partiel, et qui souhaite mener toute activité politique susceptible de constituer un conflit d'intérêts, doit informer le sous-ministre par l'intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l'éthique de l'activité proposée.

2.3 Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages

Les fonctionnaires doivent faire preuve de jugement pour éviter de se retrouver dans des situations de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel en prenant en considération les critères suivants sur les cadeaux, les marques d'hospitalité et en respectant le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor, qui est reflétée dans le présent Code.

Est interdite l'acceptation de tout cadeau, marque d'hospitalité ou autre avantage qui risque d'avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur l'objectivité du fonctionnaire dans l'exercice de ses fonctions et responsabilités officielles ou de le placer dans une situation d'obligé envers le donateur. Cela inclut l'admission gratuite ou à prix réduit à des événements sportifs et culturels, à des déplacements ou à des conférences.

L'acceptation d'un cadeau, d'une marque d'hospitalité ou d'un autre avantage est autorisée si la valeur est minime et cela se produit rarement, cela est conforme aux règles de la courtoisie ou du protocole, cela se produit lors d'une activité ou d'un événement lié à l'exercice des fonctions officielles de l'employé visé et cela ne compromet ou ne semble pas compromettre l'intégrité du fonctionnaire concerné ou du Ministère.

Lorsqu'il est impossible de refuser un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage ne répondant pas aux critères d'acceptabilité précités, ou lorsqu'on estime qu'il est suffisamment avantageux pour le Ministère d'accepter certains types de marques d'hospitalité, le fonctionnaire doit demander conseil au sous-ministre par écrit, par l'intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l'éthique.

2.4 Sollicitation

Hormis les levées de fonds dans le cadre d'activités officielles bénéficiant d'un soutien public telles que la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC), il est interdit aux fonctionnaires de solliciter auprès d'une personne, d'un groupe de personnes ou d'un organisme du secteur privé qui a des relations d'affaires avec le gouvernement, des cadeaux, des marques d'hospitalité, d'autres avantages ou des transferts de valeurs économiques. Lorsqu'ils participent à des levées de fonds dans le cadre de telles activités officielles, les fonctionnaires doivent au préalable obtenir l'autorisation écrite du sous-ministre, afin de solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d'organismes ou de personnes de l'extérieur.

Le sous-ministre ou son délégué peut exiger que ces activités soient modifiées ou abandonnées, s'il a été déterminé qu'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel ou une situation d'obligé envers le donateur.

2.5 Évitement des traitements de faveur

Les fonctionnaires doivent faire preuve d'objectivité et d'impartialité lorsqu'ils exercent leurs fonctions et qu'ils prennent des décisions, que celles-ci soient liées au processus de dotation, à l'octroi de fonds ou à l'imposition de sanctions pécuniaires à des parties de l'extérieur, à des paiements de transfert, au fonctionnement des programmes ou à tout autre exercice de leurs responsabilités.

Cela veut dire qu'il leur est interdit d'accorder un traitement de faveur ou un avantage aux membres de leur famille, à leurs amis ou à d'autres personnes ou entité. Les fonctionnaires ne doivent pas offrir d'aide extraordinaire à quelque personne ou entité qui a des relations d'affaires avec le gouvernement, sans la connaissance et le soutien de leur superviseur. Qui plus est, ils ne doivent désavantager aucune entité ou aucune personne qui a des relations d'affaires avec le gouvernement en raison d'un antagonisme ou de préjugés personnels.

Transmettre de l'information accessible au grand public n'est pas considéré comme un traitement de faveur.

3. Exigences relatives à l'après-mandat et à la prévention des situations de conflit d'intérêts avant et après la cessation des fonctions

Tous les fonctionnaires ont la responsabilité de réduire au minimum la possibilité de se trouver dans des situations de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs dernières responsabilités dans la fonction publique fédérale et leur nouvel emploi à l'extérieur de la fonction publique.

3.1 Avant de quitter l'emploi

Avant de quitter leur emploi dans la fonction publique, tous les fonctionnaires doivent divulguer leurs intentions relativement à toute activité ou à tout emploi futur à l'extérieur de la fonction publique qui pourrait présenter un risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec leurs responsabilités actuelles, et discuter des conflits d'intérêts potentiels avec leur gestionnaire ou le sous-ministre ou son délégué.

3.2 Période de restriction relative à l'après-mandat visant les fonctionnaires qui occupent un poste désigné

Le sous-ministre est responsable de la désignation, conformément à la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, des postes qui risquent de placer le fonctionnaire dans une situation de conflit d'intérêts.

Les postes qui ont été désignés comme étant des postes à risque au sein du Ministère sont les postes classés aux niveaux EX, LC, LP-04 et LP-05.

Les fonctionnaires qui occupent un poste désigné sont assujettis à une période de restriction d'un an suivant la cessation de leurs fonctions. Avant la cessation de leurs fonctions et pendant la période de restriction d'un an, ces fonctionnaires doivent informer le sous-ministre par écrit, par l'intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l'éthique, de toutes les offres sérieuses d'emploi ou de toutes les activités envisagées à l'extérieur de la fonction publique qui pourraient les placer en conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec leur emploi dans la fonction publique. Ils doivent également divulguer immédiatement l'acceptation d'une telle offre. De plus, il est interdit à ces fonctionnaires, sans l'autorisation du sous-ministre, dans la période de restriction d'un an :

  1. d'accepter une nomination au conseil d'administration d'une entité privée avec laquelle il a eu des rapports officiels importants au cours de l'année ayant précédé la fin de son mandat, ou d'accepter un emploi au sein d'une telle entité. Les rapports officiels en question peuvent être personnels ou par l'entremise des subalternes du fonctionnaire;
  2. d'intervenir pour le compte ou au nom d'une autre personne ou d'une entité auprès de tout organisme du gouvernement avec lequel il a eu, personnellement ou par l'entremise de ses subalternes, des rapports officiels importants au cours de l'année ayant précédé la fin de son mandatNote de bas de la page 5. Les rapports officiels en question peuvent être personnels ou par l'entremise des subalternes du fonctionnaire;
  3. de donner à ses clients ou à son employeur, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, des conseils touchant les programmes ou les politiques du Ministère ou de l'organisme avec lequel il entretenait d'importants rapports directs.
3.3 Annulation ou réduction de la période de restriction

Un fonctionnaire ou un ex-fonctionnaire peut demander au sous-ministre, par l'intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l'éthique, d'annuler ou de réduire par écrit la période de restriction. Pour ce faire, il doit fournir suffisamment de renseignements pour permettre au sous-ministre ou son délégué de déterminer si sa demande est justifiée, en tenant compte des critères suivants :

  1. les circonstances du départ du fonctionnaire;
  2. les perspectives générales d'emploi du fonctionnaire ou de l'ancien fonctionnaire;
  3. l'importance que le gouvernement attache aux renseignements détenus par le fonctionnaire ou l'ex-fonctionnaire dans le cadre de son poste au sein de la fonction publique;
  4. le caractère souhaitable du transfert rapide au secteur privé, à d'autres secteurs gouvernementaux ou à des secteurs non gouvernementaux, des connaissances et des compétences du fonctionnaire ou de l'ex-fonctionnaire;
  5. la mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial ou privé indu en embauchant le fonctionnaire ou l'ancien fonctionnaire;
  6. l'autorité et l'influence qu'avait cette personne dans la fonction publique;
  7. toute autre considération, à la discrétion du sous-ministre.

4. Règlement

En ce qui concerne les dispositions nécessaires pour empêcher un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, ou pour se conformer aux exigences susmentionnées, on s'attend à ce que les situations soient réglées au moyen d'une discussion et d'une entente entre le fonctionnaire et le sous-ministre ou son délégué. Si un fonctionnaire et le sous-ministre ou son délégué ne s'entendent pas sur les dispositions adéquates pour régler un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, le désaccord sera réglé au moyen des procédures de règlement des griefs établies par le Ministère.

5. Conséquences

Le Ministère accorde sa pleine confiance aux fonctionnaires en ce qui a trait à l'exercice de leurs fonctions professionnelles et il s'attend à ce que chacun d'entre eux se conforme au Code et aux politiques et directives connexes.

Le fonctionnaire qui ne se conforme pas aux exigences énoncées dans le présent Code peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement. Toute mesure disciplinaire sera en fonction de la gravité du manquement.

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